Con il c.d. decreto Milleproroghe anche quest’anno sono stati allungati i termini per l’applicazione della disciplina emergenziale con riferimento alle riunioni assembleari della società di capitali.
Le società potranno quindi obbligare i soci a partecipare all’assemblea mediante video conferenza; tale obbligo sorge solamente se nell’avviso di convocazione sono state specificatamente indicate le modalità di svolgimento dell’assemblea e se il mezzo di comunicazione prescelto garantisce l’identificazione dei partecipanti, l’effettiva partecipazione e l’esercizio del diritto di voto.
La norma prevede che i soci partecipino all’assemblea in audio o video conferenza anche se lo statuto societario contiene disposizioni di senso contrario.
La disciplina emergenziale richiamata dal Milleproroghe (art. 106, comma 2, D.L. n. 18/2020) stabilisce inoltre che ogni tipo di società possa consentire “l’espressione del voto in via elettronica” o “per corrispondenza”. La modalità telematica vuole però particolari cautele per poter mettere il socio nella condizione di esercitare in modo consapevole il diritto di voto in sede extra-assembleare. Infatti, l’organo amministrativo deve presentare non solo l’ordine del giorno con una generica conoscenza delle materie da discutere nel corso dell’assemblea, bensì una vera e propria proposta di deliberazione; il socio, pertanto, dovrà votare all’interno di uno schema rigido di adesione o no a una proposta formulata in precedenza, senza possibilità di intervenire.
I principali studiosi in ambito societario ritengono che la proroga delle disposizioni emergenziali sia una soluzione “intermedia” in attesa di una riforma più organica della disciplina delle assemblee a distanza.
Sul punto si è espresso sia il Consiglio Notariale di Milano che quello di Firenze.
In particolare, il notariato ritiene già oggi legittime le clausole statutarie di s.p.a. e s.r.l. che attribuiscano facoltà all’organo amministrativo di stabilire la modalità totalmente virtuale dell’assemblea e che si possa omettere nell’avviso di convocazione il luogo fisico di svolgimento della riunione.
Il Consiglio Notarile di Milano, prendendo una posizione netta circa la legittimità delle assemblee in video conferenza, ritiene che la normativa emergenziale debba considerarsi come una mera conferma di regole già presenti, in forma implicita, nella disciplina delle società di capitali.
Da ultimo si segnala la massima 82/2022 del Consiglio Notarile di Firenze che fornisce indicazioni per svolgere le assemblee in modalità virtuali senza correre il rischio di future contestazioni.
Si afferma che le clausole statutarie possono avere anche carattere organizzativo delle assemblee e possono prevedere o che nell’avviso di convocazione si dia atto che la riunione sarà svolta solamente in videoconferenza o che sia vietato l’utilizzo di strumenti di telecomunicazione o, ancora, che sia concesso l’utilizzo delle assemblee a distanza solamente per taluni argomenti.
È inoltre possibile inserire una clausola statutaria che permetta all’organo amministrativo di evitare le assemblee in modalità telematica qualora il numero dei soci che intendano partecipare sia superiore a una certa soglia (considerando che le operazioni di identificazione e/o di voto potrebbero diventare complicate) oppure, altra possibilità, una disposizione statutaria che permetta la variazione dalla convocazione virtuale a quella in presenza qualora sopravvengano esigenze particolari.
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